Программа People используется в компаниях, где требуется точный учет кадровых данных, контроль изменений и работа с большим объемом информации по сотрудникам. В ней собраны инструменты для хранения анкет, движения персонала, автоматизации рутинных операций и подготовки отчетов без ручных таблиц.
В системе предусмотрены модули для регистрации работников, контроля рабочего времени, ведения документов, расчета начислений и обмена данными с другими сервисами. Каждый раздел настроен так, чтобы пользователь видел только нужные функции и не тратил время на поиск команд.
Для корректной работы важно задать роли, ограничить доступ к данным и проставить обязательные поля в карточках сотрудников. Это снижает количество ошибок и позволяет формировать отчеты без исправлений. При подключении интеграций стоит заранее определить, какие данные будут передаваться, чтобы избежать дублирования.
Структура интерфейса и ключевые модули People
Главное окно People разделено на верхнюю панель управления, боковое меню и рабочую область. Верхняя панель используется для переключения между разделами, поиска карточек сотрудников и быстрого вызова отчетов. Боковое меню содержит список модулей, упорядоченных по задачам кадрового учета.
Модуль «Сотрудники» открывает доступ к карточкам персонала. В карточке фиксируются личные данные, реквизиты договоров, график работы, история перемещений, сведения о доступах к системам. Внутри модуля доступны быстрые фильтры по подразделениям, статусам и датам приема.
Модуль «Штатная структура» отображает актуальное дерево подразделений. Через него создают новые позиции, назначают руководителей, изменяют подчиненность и проверяют нагрузку по каждому отделу. Встроенный контроль показывает несоответствия между фактическими и утвержденными ставками.
Модуль «Документы» используется для подготовки приказов, договоров и заявлений. В системе доступны шаблоны, автозаполнение реквизитов и журнал статусов, позволяющий отслеживать, кто создал документ и кто его согласовал.
Модуль «Задачи» помогает распределять поручения внутри отдела кадров. Здесь фиксируются сроки, исполнители и результат. При задержках система уведомляет ответственных.
Модуль «Отчеты» формирует выгрузки по движению персонала, отпускам, табелю, стажу и вакансиям. Фильтры позволяют получить набор данных за определенный период или по выбранной группе сотрудников. Большинство отчетов можно экспортировать в таблицу.
Рабочая область каждого модуля поддерживает сортировку, контекстные действия и пакетное редактирование карточек, что ускоряет выполнение рутинных операций и снижает количество ручных ошибок.
Как выполняется учет сотрудников в People
Учет строится на карточках сотрудников и связанных с ними регистрах. Каждая карточка создается по фактическим данным из договора, анкеты и внутренних регламентов. Система контролирует заполненность ключевых полей и фиксирует историю изменений.
- Формирование карточки: ввод ФИО, идентификационных данных, должности, подразделения, ставки, графика работы, даты приема. После сохранения система создает запись в регистрах движения персонала.
- Регистрация договоров: прикрепление трудового договора, допсоглашений, изменения условий. Встроенная проверка отмечает расхождения между ставкой в договоре и штатным расписанием.
- Учет перемещений: перевод между подразделениями, изменение должности, переход на другой график. При фиксации перемещения People автоматически создает запись в журнале кадровых изменений.
- Отслеживание отпусков: назначение периода, расчет доступных дней, проверка пересечений. Информация поступает в календарь отдела кадров и в сводный отчет по отсутствиям.
Для контроля используется журнал операций, где отображаются дата, автор действия и измененные поля. Если карточка содержит неполные данные, система блокирует проведение документов, связанных с сотрудником.
- Проверка актуальности данных: контроль дат приема, сроков договоров, стажа, статуса рабочего места.
- Поддержка пакетного редактирования: изменение графика или уровня доступа сразу для группы сотрудников.
- Выгрузка отчетов: движение штата, стаж, отпускные периоды, закрытые и открытые позиции.
Такой подход снижает количество ручных операций и обеспечивает стабильный набор данных для расчетов и отчетности.
Настройка доступа и ролей пользователей в People
Управление доступом строится на ролях и правах к модулям. Каждой роли назначается набор операций: просмотр, редактирование, создание документов, проведение кадровых изменений. Права применяются ко всем элементам внутри модуля либо к выбранным подразделениям.
Создание роли включает выбор разрешенных действий, ограничение по подразделениям и настройку доступа к отдельным карточкам. Для ограничения видимости можно указать список отделов, к которым пользователь имеет отношение.
Работа с отчетами и выгрузками данных в People
Система формирует отчеты на основе кадровых регистров и параметров, заданных пользователем. В каждом отчете доступны фильтры по подразделениям, датам, видам документов и статусам сотрудников. После применения фильтров рабочая область показывает набор строк, сформированных по выбранным условиям.
Основные группы отчетов:
- движение персонала – приемы, переводы, увольнения с указанием дат и ответственных лиц;
- отпуска и отсутствие – запланированные периоды, остатки дней, пересечения с графиками;
- штатная структура – фактическая загрузка позиций, свободные ставки, распределение по отделам;
- стаж и сроки договоров – контроль истечения срочных договоров и обновления допсоглашений.
Для ускорения работы People поддерживает сохраненные наборы фильтров. Это позволяет использовать один и тот же отчет для разных задач, меняя только параметры. При необходимости пользователь может подготовить собственный шаблон с фиксированным набором колонок.
Варианты выгрузки:
- табличный файл для обработки в Excel или загрузки в сторонние системы;
- PDF с фиксированным макетом для согласований и архивирования;
- JSON для интеграции с ИТ-сервисами, если компания использует автоматизированный обмен данными.
Перед выгрузкой рекомендуется проверять корректность дат, отсутствие пустых значений и совпадение ставочных данных с текущей штатной структурой. Если отчет содержит строки с ошибками, система подсвечивает их и позволяет исключить из выгрузки.
Журнал отчетов фиксирует время формирования, объем данных и пользователя, что помогает контролировать доступ к чувствительной информации.
Интеграция People с другими корпоративными системами
Обмен данными между People и внешними системами строится на API, пакетных выгрузках и прямых подключениях к сервисам компании. Каждый канал работает по собственным правилам: формат данных, используемые поля, частота обновления, контроль ошибок.
При взаимодействии с бухгалтерскими решениями передаются ставки, фактические позиции, даты кадровых изменений и данные для расчета выплат. В ответ бухгалтерия возвращает статусы закрытых периодов и результаты расчетов, которые People заносит в связанные регистры.
Интеграция с системами пропусков использует автоматическую передачу информации о подразделении, должности и уровне доступа. После перевода или увольнения People отправляет обновленные параметры, и пропуск блокируется или перенастраивается без участия сотрудников безопасности.
При работе с системами обучения People отправляет сведения о должности, стаже и руководителе сотрудника. На основе этих данных внешняя платформа формирует индивидуальные планы обучения и возвращает результаты прохождения курсов.
Для корректной синхронизации:
- используется единый справочник подразделений и должностей во всех системах;
- перед обменом выполняется проверка форматов дат, идентификаторов и кодов позиций;
- любое отклонение фиксируется в журнале интеграций с указанием источника ошибки;
- настроены уведомления о сбоях, чтобы ИТ-команда могла оперативно реагировать.
Такой подход снижает расхождения между системами и обеспечивает стабильный поток кадровых данных для бухгалтерии, пропускных сервисов и обучающих платформ.
Вопрос-ответ:
Как People помогает вести учет сотрудников без постоянных правок в таблицах?
Система хранит карточки работников и связанные регистры, поэтому изменения фиксируются автоматически. При переводах, изменении ставки или увольнении обновляются данные во всех связанных разделах, что избавляет от ручных корректировок в отдельных документах.
Можно ли в People контролировать заполненность кадровых данных?
Да. В карточках есть обязательные поля: подразделение, должность, ставка, график, дата приема. Если какое-то поле не заполнено, система не позволит провести документ или сформировать отчет. Так проще избежать ошибок, которые позже влияют на расчеты и выгрузки.
Как People передает данные в бухгалтерию?
Передача работает через обмен по API либо через выгрузки по расписанию. В поток входят ставки, даты кадровых событий, тип занятости, графики и статус сотрудника. Бухгалтерия получает эти данные и использует их для расчета выплат, после чего возвращает статусы закрытых периодов.
Подходит ли People для компаний с разветвленной структурой?
Подходит. В системе можно построить дерево подразделений, задать уровни доступа, ограничить видимость данных для разных отделов. Руководители видят только своих сотрудников, а кадровики — полный массив. Это помогает работать с большим штатом без риска путаницы.
Как понять, какие отчеты в People подходят под нужную задачу?
Отчеты разбиты по типам: движение персонала, отпуска, стаж, штатная структура. Каждый раздел имеет собственные фильтры, что позволяет быстро получить нужную выборку. Если один и тот же отчет используется часто, можно сохранить набор параметров и открывать его как шаблон.
Загрузка...
