PIR Group перевела договорную работу в единую цифровую среду на базе ELMA365 CSP: согласование договоров ускорилось втрое, а ручное сравнение версий документов сократилось на 91%.
О реализации проекта сообщили представители ELMA365. Партнером выступила компания BPM-EXPERT. Холдинг PIR Group работает в сфере спецтехники и горнодобывающей промышленности: обслуживание и ввод в эксплуатацию спецтехники, логистика, поставки крупногабаритных шин, торговля полезными ископаемыми. Компания ведет пять бизнес-направлений параллельно.
С ростом бизнеса договорные процессы начали пробуксовывать: согласование документов требовало участия сразу нескольких подразделений, часть договоров подписывалась на бумаге, часть — электронно, а разрозненные системы мешали держать процесс под контролем. Проект разбили на две итерации. Сначала разработали функционал управления договорами и настроили ключевые бизнес-процессы, затем добавили интеграции с корпоративными системами и инструменты для работы с документами.
Специалисты BPM-EXPERT создали единое приложение для входящих и исходящих договоров, настроили 19 маршрутов согласования и подписания, а также внедрили пакетное согласование — оно ускоряет обработку больших объемов документации. Сквозной процесс обеспечили интеграции с «1С», «Контур.Диадок», OnlyOffice и файловым хранилищем Synology. Отдельно в системе появились контроль изменений и интеллектуальное сравнение версий документов на базе ИИ: модуль быстро находит различия между версиями договора и следит за соответствием согласованного и подписанного вариантов.
«В рамках этого проекта мы выстроили полноценный цифровой контур, связав ELMA365 с учетной системой заказчика, корпоративным хранилищем и внешними контрагентами. Наша задача состояла в том, чтобы превратить разрозненные сервисы в единый управляемый процесс, и мы успешно ее решили», — отметила Анастасия Сидорова, аналитик BPM-EXPERT.
В итоге PIR Group получила единую цифровую среду, охватывающую весь жизненный цикл договора — от создания и согласования до подписания и хранения. Согласование договоров ускорилось в три раза, сравнение документов сотрудниками — на 91%. Решение интегрировано с пятью системами и сервисами. «На большом объеме договоров согласование становится узким местом: ручная проверка версии от контрагента с согласованной — риск пропустить критичное изменение. Поэтому в решении, помимо автоматизации согласования и подписания договора, сделан акцент на ИИ-проверке версий: система автоматически сопоставляет согласованный внутри компании вариант с документом, полученным от контрагента, и подсвечивает расхождения. Это снимает с сотрудников рутинную проверку, сокращает время на договорную работу и исключает риск подписания условий, которые фактически не проходили согласование», — отметила Александра Лощенова, Product Owner ELMA365 CSP.
Загрузка...
